新社会人のための“ビジネスメールの基本
本書を読んでないので本来であればあれこれ言うのはよろしくないと思うのですが、ちょっとだけ。
ビジネスは会社と会社のつながりで成り立つものだから、メールの最初の一言は相手に失礼があってはならない。メール本文の冒頭にくる挨拶は重要だ。 本書で紹介されているベストフレーズは「お世話になっております」だ。また、言い換えフレーズとしては「いつもお世話になっております。」や「いつも大変お世話になっております。」などがある。相手の人とのやり取りが増えたら「いつも」を添えて、日頃からの感謝の気持ちを伝えることができる。
いや、それは違うでしょうと。メールの定型文教えてどうするのさ。そんなもん他の人とメールを何通か交わせばわかるでしょうに。「お世話になっております」なんてスルーで何の感情もわかないです。それよりも相手にわかりやすい文章の書き方とか論理的な段落の組み方とかを新人のうちに叩きこむべきだと思います。
とはいえ、まぁ私もお客様にメールする時はつけちゃうけど。
定型文といえば、社内メールで定番の「お疲れ様です」と「よろしくお願いします」も謎のフレーズ。
いつの頃からか疑問を感じていたのですが、香港に来て英語でメールするようになって、その違和感がよりはっきりと。
英語の場合、メールは非常にシンプル。Dear XXXX で始まって、いきなり要件（結論）、そんでThank you.とかBest Regardsとかで終わります。アサイチならGood Morningとか、週末ならHave a nice weekend!とかは書きます。そもそも英語の文章では最初に結論、そのあとで詳細説明というのは常識ですね。
これに慣れたらいちいち「お疲れ様です」と書くのが時間の無駄な気がしてきました。辞書登録して「お」で出るようにしていると自慢気に書いている記事を以前ネットでみたけど、それすらも馬鹿馬鹿しい。なので、前職では部内のメールに限って「お疲れ様です」と「よろしくお願いします」はやめようと指導しました。そんなもん無くても目の前にいるんだし要件だけで充分。まぁ全社的に広めるのはさすがに躊躇いました。
あと、「hogehoge部長殿」も個人的に止めました。「hogehoge部長」で充分。まぁ社長や総経理に書く時はちょっと勇気がいるけど。
今の会社は日系だけどどっぷり英語文化なので、日本人相手のメールでも、相手が上司であっても「foobarさん」で始まっていきなり要件。メールが短い。その分、文章には気を使いますよ。簡潔な文章とぶっきらぼうな文章はイコールではありませぬ。
要するに、定型文を覚えるより、もっと効率的に、相手にわかりやすいように、正確に伝えることを覚えるのが先なのではないでしょうか。そのほうが時間かかるし、そうやって覚えた事はその人の財産になります。そして叩きこまれたものが、いずれその人の部下に継承され、またその次に。。
これこそが企業文化というものではないでしょうか。
｢人はね、景麒、 真実、相手に感謝し、心から尊敬の念を感じたときには、自然に頭が下がるものだ。礼とは心の中にあるものを表すためのもので、形によって心を量るためのものではないだろう。｣
（小野不由美 十二国記 「風の万里 黎明の空」より）
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